Политика обработки и защиты персональных данных
ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ И ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ООО «УРБАН КОФИКС РАША»
г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее положение определяет цели, задачи и основные мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных в ООО «УРБАН КОФИКС РАША» (далее по тексту – «Общество», «Оператор») от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.
1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области защиты персональных данных, а именно:
- Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
1.3. Положение является основой для разработки локальных нормативных актов Общества по обеспечению безопасности персональных данных.
1.4. Настоящее положение распространяется на сотрудников Общества, на сотрудников сторонних организаций, взаимодействующих с Обществом на основании соответствующих нормативных, правовых и организационно-распорядительных документов.
2. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе.
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Получение персональных данных.
3.1.1. Все персональные данные следует получать от самого субъекта персональных данных. Если персональные данные субъекта ПД можно получить только у третьей стороны, то субъект ПД должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
3.1.2. Оператор должен сообщить субъекту ПД о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, перечне действий с персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
3.1.3. Документы, содержащие персональные данные создаются путем:
- копирования подлинников документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
- внесения сведений в учетные формы;
- получения подлинников необходимых документов (трудовая книжка, характеристика и др.).
3.2. Обработка персональных данных.
3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:
- с согласия субъекта ПД на обработку его персональных данных;
- в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей;
- в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, сделанных общедоступными субъектом персональных данных.
3.2.2. Цели обработки персональных данных:
- исполнение требований законодательства Российской Федерации (включая требования по ведению бухгалтерского и кадрового учета, а также трудового законодательства Российской Федерации);
- исполнение договорных обязательств перед заказчиками Общества;
- оказание информационно-технологических услуг, торговли оптовой и розничной, деятельности кофеен сети «КОФИКС», в том числе с использованием партнерами-франчайзи программного обеспечения и потребителями (конечными пользователями) мобильных приложений при оформлении заказов, правообладателем (пользователем) которых является Общество, и анализа покупок потребителей для формирования персональных акционных предложений.
3.2.3. Категории субъектов персональных данных – физических лиц:
- состоящих (состоявших) в трудовых отношениях с Обществом (работники);
- являющихся близкими родственниками работников Общества;
- являющихся соискателям на вакантные должности в Обществе,
- обратившихся за предоставлением услуг (в том числе, с использованием мобильных приложений);
- указанных в договорах, оставивших заявку на обратную связь на сайте Общества или зарегистрировавшихся в мобильных приложениях Общества.
3.2.4. Персональные данные, обрабатываемые Обществом:
- ПД, полученные при осуществлении трудовых отношений;
- ПД, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
3.3. Хранение персональных данных.
3.3.1. Персональные данные субъектов ПД могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
3.3.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в несгораемом шкафу под замком.
3.3.3. Персональные данные субъектов ПД, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках (вкладках).
3.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
3.3.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по достижении таких целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
3.4. Уничтожение персональных данных.
3.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения). Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
3.4.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
3.4.3. Уничтожение производится комиссией. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей ПД, подписанным членами комиссии.
3.5. Передача персональных данных.
3.5.1. Общество поручает обработку персональных данных третьим лицам в следующих случаях:
- субъект ПД выразил свое согласие на такие действия;
- передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
3.5.2. Перечень лиц, которым передаются персональные данные.
3.5.2.1. Третьи лица, которым персональные данные передаются на законных основаниях:
- отделения и управления Пенсионного фонда России – для персонифицированного учета;
- инспекции и управления Федерального налоговой службы Российской Федерации.
3(А). ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ИНТЕРНЕТ-САЙТА ИЛИ МОБИЛЬНОГО ПРИЛОЖЕНИЯ
3(А).1. Обрабатываемая Обществом информация включает в себя учетные данные пользователя, предоставляемые им при создании или редактировании учетной записи, а также дополнительные сведения, предоставляемые пользователем по запросу Общества в целях исполнения им обязательств перед пользователем.
3(А).2. Пользователь соглашается на отражение информации о нем в его учетной записи. Пользователь соглашается, что учетные данные могут быть доступны другим пользователям мобильного приложения и/или другим пользователям сети Интернет, с учетом существующего функционала, который может изменяться Обществом время от времени.
3(А).3. Общество не проверяет предоставленные пользователем сведения и не может судить об их достоверности, а также о том, обладает ли пользователь достаточной правоспособностью для предоставления таких сведений. Тем не менее, Общество исходит из того, что предоставленные пользователем сведения являются достоверными, достаточными и своевременно актуализируются пользователем по мере необходимости. Пользователь, регистрируясь или получая доступ к мобильному приложению или Интернет-сайту, подтверждает, что достиг допустимого возраста использования таких сервисов, в соответствии с применимым законодательством.
3(А).4. В целях предоставления возможности использования сервисов Общество вправе собирать и обрабатывать следующую информацию:
3(А).4.1. Общая для всех платформ (веб-версия, приложения для Android и iOS):
|
Собираемая информация |
Цель обработки |
|
Учетные данные, а именно:
|
Исполнение соглашения по предоставлению сервисов. В частности, для подтверждения принадлежности учетной записи заявителю, обратившемуся с запросом о восстановлении доступа к учетной записи, для управления и администрирования, др. |
3(А).4.2. Веб-версия:
|
Собираемая информация |
Цель обработки |
|
Иные данные, которые становятся доступными Обществу в процессе использования сервисов (IP-адрес, сведения о браузере (включая, язык интерфейса, размеры экрана, информация о файлах cookies (включены/выключены), информация, содержащаяся в файлах cookies, User Agent браузера и пр.), размеры и поддерживаемые цвета экрана персонального устройства, часовой пояс, язык системы, сведения об операционной системе, поддержка устройством некоторых технологий и протоколов (Retina, WebSocket, HTTP2 и пр.)). |
Исполнение соглашения по предоставлению возможности использования сервисов. В частности, для осуществления коммуникации, улучшения работы, управления и администрирования, др. |
3(А).4.3. Мобильное приложение для Android:
|
Собираемая информация |
Цель обработки |
|
Иные данные, которые становятся доступными Обществу в процессе использования пользователем мобильного приложения, в том числе тип устройства, имя устройства, версия ОС, модель устройства, часовой пояс, предпочитаемый язык, название Wi-Fi сети, MAC точки доступа Wi-Fi, наименование оператора сотовой связи, код сети оператора (MNC), User ID, имя ОС, версия приложения, год выпуска мобильного устройства пользователя, тип интернет соединения. |
Исполнение соглашения по предоставлению возможности использования сервисов. В частности, для осуществления коммуникации, улучшения работы, управления и администрирования, др. |
3(А).4.4. Мобильное приложение для iOS:
|
Собираемая информация |
Цель обработки |
|
Иные данные, которые становятся доступными Обществу в процессе использования пользователем мобильного приложения, в том числе тип устройства, имя устройства, IDFA, версия ОС, часовой пояс, предпочитаемый язык, название Wi-Fi сети, MAC точки доступа Wi-Fi, Device ID For Vendor, гео, наименование оператора сотовой связи. |
Исполнение соглашения по предоставлению возможности использования сервисов. В частности, для осуществления коммуникации, улучшения работы, управления и администрирования, др. |
3(А).5. Сбор учетных данных пользователя осуществляется при его регистрации, авторизации или редактировании ранее предоставленной информации путем заполнения регистрационной формы или с помощью инструментария соответствующего сервиса. Общество может осуществлять сбор иных данных о пользователе самостоятельно, в процессе использования пользователем сервисов, начиная с момента получения пользователем доступа к сервису (например, при загрузке интернет-страницы) до момента регистрации пользователя в соответствующем сервисе.
3(А).6. В целях предоставления возможности использования функционала мобильного приложения или получения пользователем информации от Общества пользователь выражает Обществу свое согласие на использование номера телефона или иного идентификатора пользователя для направления пользователю сообщений с использованием средств нотификации (push-уведомлений), а также для осуществления верификации номера телефона пользователя с использованием сервисов и приложений партнеров Общества.
3(А).7. Общество может обрабатывать данные, которые становятся доступными Обществу в процессе использования пользователями Интернет-сайта или мобильного приложения, с использованием программного средства веб-аналитики Яндекс.Метрика.
3(А).8. Обработка cookies. Сookies представляют собой небольшие фрагменты данных, которые веб-сайты запрашивают у браузера, используемого на компьютере или мобильном устройстве пользователя. Сookies хранятся локально на устройстве пользователя сети Интернет. Общество собирает и обрабатывает cookies в отношении пользователей, посещающих Интернет-сайт.
3(А).8.1. В сервисах Общества используются следующие типы файлов cookies:
- технические файлы cookies: необходимы для работы Интернет-сайта и предоставления пользователю сервисов, позволяют Обществу идентифицировать аппаратное и программное обеспечение пользователя, включая тип браузера, а также собирать, с целью выявления ошибок и тестирования новых функций для повышения производительности сервисов, информацию о том, как пользователи взаимодействуют с Интернет-сайтом;
- статистические/аналитические файлы cookies: позволяют распознавать пользователей, подсчитывать их количество и собирать информацию о выполненных на Интернет-сайте операциях, включая информацию о посещенных пользователем веб-страницах и полученном контенте;
- функциональные файлы cookies: позволяют предоставлять пользователю определенные функции, чтобы облегчить использование Интернет-сайта (например, сохраняя его персональные предпочтения, такие как язык, местоположение и т.п.);
- файлы отслеживания/рекламные файлы cookies: сторонние файлы cookies, которые собирают информацию об источниках трафика, посещенных страницах и рекламе, отображенной у пользователя. Они позволяют, на основе анализа собранной с их помощью информации о пользователе, отображать рекламу, которая может заинтересовать пользователя.
3(А).8.2. Сookies обрабатываются Обществом исключительно с целью, которая указана в подпункте 3.2.2 настоящего положения, на условиях и в порядке, определенных настоящим положением. В частности, на основании данных, полученных с помощью файлов cookies, Общество разрабатывает наиболее полезный функционал для сервисов, доступный пользователю, проводит статистические исследования, исправляет ошибки в сервисах и тестирует новые функции для повышения производительности сервисов, персонализирует и показывает наиболее релевантную для пользователя информацию.
3(А).8.3. Информация, собранная с помощью файлов cookies, размещенных на устройстве пользователя, может быть передана и доступна Обществу, а также компании, которая является владельцем сервиса веб-аналитики Яндекс.Метрика.
3(А).8.4. Пользователь может отказаться от обработки cookies в настройках своего браузера. В указанном случае сервисы Общества будут использовать только такие cookies, без которых невозможно функционирование сервиса и предоставление его функциональных возможностей.
3(А).9. Учетные и иные данные пользователей хранятся на территории Российской Федерации, при этом хранение осуществляется исключительно на электронных носителях, а обработка – с использованием автоматизированных систем, за исключением случаев, когда неавтоматизированная обработка учетных и иных данных необходима в связи с исполнением требований применимого законодательства.
4. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов в Обществе создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами, защиты информации в открытой печати, при осуществлении операционной, маркетинговой и рекламной деятельности, аналитической работе.
4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.
4.5. Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Обществом, являются:
- назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением Обществом и его работниками требований к защите персональных данных;
- определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных;
- разработка локальных нормативных актов в отношении обработки персональных данных;
- установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в ИСПД, и обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в ИСПД;
- установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их должностным обязанностями;
- применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
- использование сертифицированного антивирусного программного обеспечения с регулярно обновляемыми базами;
- использование сертифицированного программного средства защиты информации от несанкционированного доступа;
- использование сертифицированных межсетевого экрана и средства обнаружения вторжения;
- соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ;
- обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и своевременное принятие мер по их устранению;
- восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- обучение работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, в рамках требований законодательства Российской Федерации в части защиты персональных данных, в том числе с изучением ими документов, определяющих политику Общества в отношении обработки персональных данных, локальных нормативных актов Общества по вопросам обработки персональных данных;
- осуществление внутреннего контроля и аудита.
5. ОСНОВНЫЕ ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА
5.1. Основные права субъекта персональных данных.
5.1.1. Субъект ПД имеет право требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
5.1.2. Субъект ПД имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту ПД, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче персональных данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
- иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.
5.1.3. Субъект ПД имеет право обращаться к Оператору по вопросам обработки персональных данных и направлять ему соответствующие запросы.
5.1.4. Субъект ПД вправе обжаловать действия или бездействие Оператора, связанные с обработкой персональных данных.
5.2. Обязанности Оператора.
5.2.1. Оператор обязан:
- при сборе персональных данных предоставить субъекту ПД по его запросу информацию о полученных персональных данных субъекта ПД;
- уведомить субъекта ПД о получении его персональных данных в случае их не от субъекта ПД;
- разъяснить субъекту ПД, в случае его отказа в предоставлении Оператору своих персональных данных, юридические последствия такого отказа;
- опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- отвечать на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.